6.10 Ética y buen gobierno_

Actuar con integridad y liderar con el ejemplo

El Código de Buen Gobierno que incorpora los Principios de Actuación y la Política Anticorrupción de Telefónica Movistar guía el comportamiento de los colaboradores de la Compañía y contribuye a la toma de decisiones acertadas y eficientes. Son la base para construir confianza con nuestros grupos de interés.

Es un objetivo de la Compañía operar bajo los más altos estándares de gobierno corporativo, dar estricto cumplimiento a la normatividad aplicable y a las políticas internas que sustentan la eficacia, la responsabilidad y la transparencia de los procesos, y la toma de decisiones eficientes a todos los niveles de la organización.

Según los resultados del Índice Global de Competitividad 2016, la corrupción es el segundo obstáculo para hacer negocios en Colombia. Las empresas comprometidas con una cultura de cero tolerancia a la corrupción son más competitivas y hacen más fácil el camino hacia el logro de los objetivos de desarrollo sostenible en el país. (ODS 16).

 
 

Actividad de los órganos de gobierno

El Comité de Auditoria ejerció sus funciones de acuerdo a lo señalado en los Estatutos Sociales y en el Código de Buen Gobierno Corporativo. Supervisó el cumplimiento del programa de auditoria interna aprobado por la Junta Directiva en la sesión No. 104 del 17 de diciembre de 2015, el cual tuvo en cuenta los riesgos del negocio y la evaluación de la totalidad de las áreas de la Compañía. Se encargó de cuidar que la preparación, presentación y revelación de los estados financieros se realizara conforme a lo dispuesto en la ley, antes de ser presentados a la Junta Directiva.

Se adoptó e incorporó la Política Anticorrupción en el Código de Buen Gobierno Corporativo. En la reunión de la Asamblea General de Accionistas celebrada el 17 de marzo de 2016 mediante una reforma al Código de Buen Gobierno, se adoptó localmente la Política Anticorrupción, la cual amplía y refuerza las disposiciones previstas en la anterior “Normativa Corporativa de Regalos, Invitaciones y Gastos de Representación”. El 100% de los directivos y miembros de la Junta Directiva firmaron una certificación de conocimiento y cumplimiento de la misma.

La Junta Directiva autoevaluó su gestión del año 2016. En cumplimiento de lo establecido en el Código de Buen Gobierno Corporativo, la Junta Directiva realizó su autoevaluación para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016. Las autoevaluaciones fueron recibidas directamente por la Revisoría Fiscal, quien se encargó de remitir los resultados generales y de realizar la métrica de los mismos. La autoevaluación de la Junta Directiva será presentada y entregada a la Asamblea Ordinaria de Accionistas que se llevará a cabo el 24 de marzo de 2017, dentro del informe de cumplimiento de prácticas de Buen Gobierno Corporativo.

La Compañía garantizó un trato equitativo a todos los accionistas. Durante la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas del 17 de marzo, la reunión no presencial del 16 de septiembre y las reuniones extraordinarias del 24 de octubre y 21 de diciembre de 2016, los accionistas presentes pudieron ejercer su derecho político de participar en las deliberaciones y toma de decisiones del máximo órgano social. Las reuniones de la Asamblea se celebraron en estricto cumplimiento de los estatutos sociales, el Código de Buen Gobierno Corporativo y la Ley.

Se mantuvo informados a los accionistas sobre los aspectos económicos, éticos y sociales de la Compañía. En cumplimiento de lo establecido en los numerales 2.5 y 5.2 del Código de Buen Gobierno Corporativo: i) en la Asamblea Ordinaria de Accionistas celebrada el 17 de marzo de 2016, la Compañía presentó a los accionistas el informe sobre cumplimiento de las medidas y prácticas de Gobierno Corporativo; ii) se publicó en el Boletín al Accionista los principales resultados financieros, operativos y de mercado al 30 de septiembre de 2016, la incorporación de la Política Anticorrupción al Código de Buen Gobierno Corporativo y las principales iniciativas que nos convertirán en una Onlife Telco y iii) se realizó la actualización permanente de la información publicada en el sitio de Accionistas e Inversionistas de la página web de la Compañía. Se publicaron los estados financieros trimestrales, la Política Anticorrupción, los estatutos sociales con las modificaciones efectuadas y los perfiles de los miembros de la Junta Directiva vigentes.

Se realizaron dos diálogos con accionistas. En estos espacios se les presentó el entorno del sector de tecnologías de la información en Colombia, sus principales indicadores e impacto en la economía colombiana, los resultados operativos y financieros de la Compañía durante 2015 y a 30 de septiembre de 2016, así como los proyectos que adelanta dentro de su estrategia de crecimiento digital, Política Anticorrupción y Plan de Negocio Responsable.

La Oficina de Negocio Responsable aprobó el Plan de Negocio Responsable 2016-2018. En abril de 2016 el Presidente Ejecutivo presentó el Plan aprobado por la Oficina de Negocio Responsable, ante la Comisión de Asuntos Institucionales del Grupo Telefónica. Este plan constituye la hoja de ruta en materia de responsabilidad social empresarial, alineada a la estrategia corporativa Elegimos Todo y a los objetivos de desarrollo sostenible (ODS).

 

Cumplimiento legal

La Compañía adoptó medidas de control orientadas a la prevención de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Conforme a las obligaciones legales, la Compañía a través de la Jefatura de Cumplimiento y Riesgos reportó a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), las operaciones sospechosas e intentadas que se detectaron en el giro ordinario de los negocios y de sus actividades. Se trabajó en un programa de capacitación y divulgación dirigida a los responsables de la gestión y administración de los riesgos LA/FT, que promueve la cultura de legalidad y buenas prácticas. Adicionalmente se actualizó el mapa de riesgos que permite identificar, medir controlar y monitorear los factores que dan lugar al Riesgo LA/FT inherentes al desarrollo del negocio y de su actividad.

La Compañía cumplió con las normas de propiedad intelectual y derechos de autor. Telefónica Movistar cumplió con las normas de propiedad intelectual y derechos de autor en los diferentes sistemas instalados en la Compañía. No se tiene conocimiento de violaciones o posibles incumplimientos de las leyes, regulaciones y normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, cuyos efectos deban ser considerados para ser revelados en los estados financieros o como base en el registro de una pérdida contingente.

Se permitió la libre circulación de facturas. De conformidad con lo establecido en el Artículo 87 de la Ley 1676 de 2013, la Compañía deja constancia que permite, sin limitación alguna, la libre circulación de las facturas de nuestros proveedores.

La Compañía celebró operaciones con accionistas. Durante el 2016 la Compañía en el giro ordinario de sus negocios celebró operaciones con los accionistas Telefónica S.A. y Terra Networks Colombia S.A.S. Los correspondientes contratos fueron celebrados en condiciones de mercado y reportados a la Junta Directiva en cumplimiento del Acuerdo Marco de Inversión.

La Compañía gestionó el cumplimiento del régimen de libre y leal competencia. En la estructuración de productos y servicios, en sus relaciones con competidores, así como en los negocios mayoristas, la Compañía dio estricto cumplimiento a las normas vigentes que sobre competencia existen en Colombia.

Telefónica Movistar realizó el registro de sus bases de datos personales en la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- y aseguró que la información personal que manejan sus contratistas se haga de acuerdo con la Ley de Protección de Datos. La Compañía contribuyó a mantener actualizado el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este registro es considerado el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y es de libre consulta para los ciudadanos. Para tal fin, la Compañía registró vía on line y en tiempo 8 bases de datos personales que utiliza al interior en el desarrollo de su objeto social. Adicional a lo anterior, la Compañía estableció contractualmente como obligación de los proveedores y/o contratistas, la realización de unas tareas específicas al interior de sus empresas (que como encargados de la información) permitan tanto el cumplimiento de la ley de Protección de Datos Personales como la consecución de las metas y compromisos que ha adquirido Telefónica Movistar con sus usuarios y clientes que confían de buena fe su información.

La Compañía creó la jefatura de seguridad de la información dentro de la Gerencia de Seguridad con el fin de identificar las amenazas que existen en la Compañía. A través de esta nueva área se implementaron y formalizaron los siguientes procesos: (i) Gestión de Riesgos de seguridad de la información que comprende la identificación de activos de información, valoración del análisis de impacto al negocio, identificación y evaluación de riesgos y definición de planes de acción; (ii) Gestión de vulnerabilidades en asocio con la Dirección de TI y de Redes cuyo objetivo es identificar, analizar y gestionar las vulnerabilidades existentes en las plataformas e infraestructura tecnológica de la Compañía, y (iii) Clasificación y tratamiento de la información. Los procesos están alineados con la nueva Política de seguridad. Adicionalmente, se aseguró el manejo de la información de la Compañía por parte de terceros, mediante controles en el intercambio de información, gestión de accesos a las plataformas y sistemas, entre otros, y se obtuvo la certificación ISO27001 para los procesos del Datacenter de Empresas.

La Compañía cumplió con todas las obligaciones fiscales, sustanciales y formales. Se dio cumplimiento a las normas fiscales vigentes de aplicación nacional y territorial, su aplicación se encuentra debidamente documentada y legalizada lo que permite denotar una administración fiscal eficiente y sólida.

Durante el 2016 la Compañía aseguró el cumplimiento de sus obligaciones financieras. La Compañía aseguró el cumplimiento de todas sus obligaciones con el mercado financiero, dentro del marco de la normatividad financiera y de las políticas.

Telefónica Movistar aseguró el 100% de sus principales riesgos. A través de la contratación de pólizas la Compañía aseguró los riesgos en los que pueda incurrir en el desarrollo de sus actividades, bajo esquemas de protección adecuados, de acuerdo con los niveles de riesgo.

Fue proferido por la Corte Constitucional el fallo de tutela T-005 de 2016, que ordenó a la Nación, al Ministerio de Defensa Nacional, al Ejército Nacional, a la Décima Brigada Blindada de Valledupar y al Batallón de Artillería La Popa Núm. 2, a la Policía Nacional, a RTVC, a Telefónica Movistar, a Electricaribe, Telecaribe y a la Empresa de Comunicaciones del Cesar y Guajira realizar un Proceso de Consulta Previa con la Comunidad Indígena Arhuaca. A excepción de la Empresa de Comunicaciones del Cesar y Guajira, todas atendieron la obligación e iniciaron el proceso.

Las fases de Preconsulta y Apertura ya fueron abordadas por Telefónica Movistar y las otras entidades, en las cuales se definió las actividades plasmadas en la Ruta Metodológica, y que serán aplicadas en dicho proceso. Finalizando el año, se inició la fase de Talleres de Identificación de impactos y definición de medidas de manejo, para dar paso a la fase de Protocolización de Acuerdos.

 

Gestión de conflictos de intereses

Directores y Gerentes asumieron el rol de gestionar los posibles conflictos de intereses de su equipo. Durante 2016, en cumplimiento de la política de Conflicto de Intereses, se encuestó al 100% de los empleados para conocer si tenían o no posibles conflictos de intereses y en caso de tenerlos, cada persona debía reportarlos en la nueva plataforma corporativa, la cual canaliza su reporte al Gerente o Director de su área. A partir de 2016 son los directivos y gerentes quienes realizan el análisis del caso y toman las medidas conducentes a evitar la materialización del riesgo. Para apoyar a los líderes en esa función, la Oficina de Negocio Responsable creó una guía de análisis y estableció el proceso mediante el cual se solucionarán las dudas que Gerentes o Directivos puedan tener en el ejercicio de esta función.

 

Gestión del canal de denuncias

Los canales internos y externos de denuncia permanecieron habilitados. Siguiendo los principios de respeto, confidencialidad, fundamento y exhaustividad la Oficina de Negocio Responsable recibe las consultas y denuncias asociadas al cumplimiento o incumplimiento del código ético y sus políticas asociadas. Internamente, los colaboradores pueden acceder al canal a través de la Intranet y los grupos de interés externos a través de la página web http://www.telefonica.co/etica.

El 31% de las denuncias analizadas tuvieron fundamento. De un total de 21 denuncias (4 denuncias abiertas de 2015 y 17 recibidas durante 2016), se analizaron 13, resultando 4 (31%) fundadas y 9 (69%) no fundadas. Las denuncias fundadas están relacionadas con recaudo en tiendas, gestión de contratos con proveedores, gestión de recursos internos y protección de datos. La Compañía tomó las respectivas medidas disciplinarias y correctivas en cada proceso.

Se tomaron las decisiones correspondientes al incumplimiento. Realizados los procesos administrativos internos correspondientes, fueron despedidos 522 trabajadores por violación al código de ética.

 

Formación en principios de negocio responsable

Más del 90% de los colaboradores se formaron en ética a través de herramientas virtuales. Lo hicieron a través del curso online disponible en la plataforma Success Factors; por medio del programa de conocimiento del negocio “Conoce Movistar” y a través del juego “Play to Move” que evaluaba conocimiento sobre los proyectos de Negocio Responsable a través de una aplicación móvil.

Cerca del 10% de los empleados se formaron presencialmente. Se dio continuidad al programa de formación interna en las jornadas de inducción a nuevos empleados donde participaron 431 personas; y en la Escuela de Administradores de Contrato dirigida a 69 colaboradores con un rol clave en el manejo de proveedores.

 

Formación en principios de negocio responsable

La Compañía obtuvo una calificación de 75,8 en la MTE, ubicándola en un nivel de riesgo moderado. En 2016 Transparencia por Colombia realizó la novena Medición de Transparencia Empresarial (MTE) donde aplicó una metodología nueva y más exigente que se constituye en una línea base para el mejoramiento de las 32 empresas participantes de diversas regiones, sectores y condiciones empresariales, quienes participaron voluntariamente en un ejercicio de autorregulación y reflexión colectiva. La Medición califica los componentes de Reglas Claras, que valora elementos de integridad corporativa y gestión de lucha contra la corrupción; Apertura, que hace referencia al acceso a información completa, oportuna, comprensiva, confiable, veraz, comparable y útil para los distintos grupos de interés; Diálogo, que evalúa la interacción con los grupos de interés; y Control, que valora los controles internos además de la promoción del control social.

La Compañía se ubicó en nivel “alto” en el Índice de prevención de la corrupción en el sector empresarial colombiano. Telefónica Movistar fue valorada por la Secretaría de Transparencia y el Observatorio de Transparencia y Anticorrupción en materia de prevención de la corrupción. La Compañía obtuvo un porcentaje del 93% de prevención, considerado alto, en un rango de medición de 0 a 100%. Este resultado demuestra la existencia de mecanismo sólidos para prevenir la corrupción en la empresa.

 

2 Se incluyen despidos como consecuencia de investigaciones realizadas a través del canal ético y de reportes directos de las áreas.

+ 100% -